Personen erfassen und bearbeiten

Jedesmal, wenn Sie einen neuen Personendatensatz erfassen wollen (wie unter Erste Schritte beschrieben), hilft Ihnen dirActor CE dabei, doppelte Eingaben zu vermeiden, um Ihre Datenbank möglichst frei von Dupletten zu halten. Zu diesem Zweck fordert dirActor CE Sie zunächst auf, Vorname und Nachname der betreffenden Person einzugeben und zeigt in der Liste unterhalb bereits vorhandene Datensätze mit gleichlautenden Namensbestandteilen an:

Personen erfassen

Nachdem Sie einen der Vorschläge ausgewählt haben, klicken Sie auf Vorschlag übernehmen, um den bereits vorhandenen Datensatz zu ergänzen oder zu bearbeiten.

Sollte keiner der Vorschläge zutreffend sein, oder kein Vorschlag vorhanden sein, klicken Sie auf Neuen Datensatz anlegen.

Das Feld AGB / Nutzungsbedingungen akzeptiert

Dieses Kontrollkästchen gibt Ihnen die Möglichkeit zu vermerken, ob die Personen, deren Daten Sie erfassen, dem zugestimmt haben und im Sinne des Datenschutzgesetzes die allgemeinen Geschäftsbedingungen Ihrer Agentur (Firma) gelesen und akzeptiert haben.

Beziehungen zu anderen Personen herstellen

In der Liste Beziehungen zu Personen werden alle bereits bestehenden Beziehungen zu anderen Personen in Ihrer Datenbank angezeigt. Um eine neue Beziehung zu erstellen, klicken Sie unterhalb der Liste auf die Schaltfläche [+] und wählen Sie zunächst die Art der Beziehung aus. Im nächsten Schritt präsentiert dirActor CE einen ähnlichen Dialog wie bei der Erfassung neuer Personen (s.o.), mit dessen Hilfe Sie die entsprechende Person auswählen.

Durch Klicken der Schaltfläche [] unterhalb der Liste entfernen Sie vorhandene Beziehungen.

Verknüpfungen zwischen Firmen und Personen

Jeden Personendatensatz können Sie mit beliebig vielen Firmendatensätzen verknüpfen. Innerhalb dieser Verknüpfung legen Sie ausserdem fest, zu welcher Gruppe diese Person innerhalb der gewählten Firma gehört und welchen Status die Person innerhalb dieser Gruppe hat. Jede Person kann innerhalb einer Firma auch mehreren Gruppen angehören.

Personendatensätze, die Sie direkt innerhalb einer bestimmten Gruppe angelegt haben, werden automatisch mit dem Firmendatensatz Ihrer eigenen Firma verknüpft. Personendatensätze, die Sie als Kontakt erfasst haben, werden nicht automatisch verknüpft.

Beispiel 1: Ein Künstler bewirbt sich um die Aufnahme in Ihre Agentur.
Sie legen einen neuen Datensatz durch Klicken auf Neu…Cast an. Nachdem Sie den Datensatz gespeichert haben, ordnet dirActor CE diese Person automatisch Ihrer Agentur als Cast zu. Sie können dies überprüfen, indem Sie sich den Datensatz durch Doppelklicken oder den Befehl Bearbeiten erneut anzeigen lassen. Jetzt sollten Sie noch einen Status festlegen, der den Datensatz z.B. durch Setzen auf Bewerbung oder Aktiv in der Listenansicht durch ein entsprechendes Symbol kennzeichnet.

Beispiel 2: Sie haben Vorschläge von anderen Agenturen erhalten.
Legen Sie zunächst einen Firmendatensatz für die Agentur an, von der Sie die Vorschläge erhalten haben. Legen Sie dann einen neuen Personendatensatz als Kontakt an, wählen Sie als Firma die entsprechende Agentur aus und wählen als Gruppe Cast aus. Der Personendatensatz wird gespeichert, kann auf Listen und in Filtern verwendet werden, taucht in Ihrem Adressverzeichnis aber nur unter Alle Personen, nicht jedoch unter Cast auf. Wenn Sie wollen dass dieser Datensatz auch unter Cast auftaucht, fügen Sie durck Klicken auf [+] rechts neben dem Auswahlfeld Ihre eigene Agentur hinzu. Setzen Sie den Status auf Eingeschränkt, so können Sie sofort erkennen, dass es sich um den Datensatz einer anderen Agentur handelt.

Beispiel 3: Sie wollen Kontaktdaten von Regieassisten und anderen Crewmitgliedern erfassen.
Sie haben arbeiten an einem Projekt für Kunde X. Erfassen Sie durch Klicken auf Neu…Crew einen neuen Personendatensatz, oder fügen Sie einem vorhandenen Datensatz eine Verknüpfung zu Ihrer eigenen Firma hinzu, bei der Sie dann die Gruppe Crew auswählen. Beachten Sie, dass eine Person innerhalb einer Firma in mehreren Gruppen vorhanden sein kann! Auch wenn die Person zur Zeit für Kunde X arbeitet, erfassen Sie trotzdem die Verbindung <eigene Firma> + Crew + <Status>. Wenn Sie darüberhinaus auch noch dokumentieren wollen, dass es sich bei der erfassten Person um einen Mitarbeiter von Kunde X handelt, können Sie zusätzlich eine entsprechende Verbindung einrichten.

Beispiel 4: Sie wollen die Kontaktdaten Ihrer eigenen Mitarbeiter erfassen.
Erfassen Sie durch Klicken auf Neu…Mitarbeiter einen neuen Personendatensatz, oder fügen Sie einem vorhandenen Datensatz eine Verknüpfung zu Ihrer eigenen Firma hinzu, bei der Sie dann die Gruppe Mitarbeiter auswählen. Beachten Sie, dass eine Person innerhalb einer Firma in mehreren Gruppen vorhanden sein kann!

Alle Datensätze anzeigen

Normalerweise zeigt dirActor CE nur die Datensätze an, deren Status unbekannt, Bewerbung, Eingeschränkt oder Aktiv ist. Datensätze mit dem Status Inaktiv oder Stillgelegt können durch den Aufruf des Menüs AnsichtAlle Datensätze anzeigen ein- und wieder ausgeblendet werden.